Online-Terminbuchung einrichten: Mitarbeiter, Kalender und Erinnerungen

Wenn du einen Salon, ein Studio oder eine Praxis führst, kennst du das Muster: Mitten im Termin klingelt das Telefon, ein Kunde fragt in drei Messengern gleichzeitig „Habt ihr morgen noch was frei?“, und im Papierkalender stehen um 15 Uhr zwei Personen. Dann vergisst jemand seinen Termin, und die Stunde bleibt leer und unbezahlt. Diese Lektion zeigt, wie du die Online-Terminbuchung in AI SMM einrichtest: Kunden buchen selbst, Tag und Nacht, bekommen automatisch Erinnerungen, und du siehst den ganzen Tag auf einem Bildschirm.

Was du in dieser Lektion aufbaust

Am Ende hast du Mitarbeiter mit Arbeitswochen, eine Liste von Leistungen mit Dauer und Preis, eine öffentliche Buchungsseite mit deinem Namen im Link, Erinnerungen und eine Warteliste und optional einen Buchungsbot in Telegram und einen Buchungsbutton auf deiner Website. Außerdem weißt du, wie du einen Termin am Telefon aufnimmst, Nichterscheinen markierst und die Analysen liest.

Was du vor dem Start brauchst

• Deine Leistungsliste: Namen, Dauer, Preise und wer was ausführt.
• Die Arbeitszeiten jeder Person, Pausen und geplante freie Tage.
• Deine Zeitzone. Eine falsche Zeitzone verschiebt jedes Zeitfenster.
• Optional: ein YooKassa-Konto für Vorauszahlungen, eine verbundene WhatsApp-Nummer für Erinnerungen und ein Telegram-Konto, um einen Buchungsbot zu erstellen.

Schritt 1. Mitarbeiter und ihre Arbeitswoche anlegen

1. Öffne Alle Apps → Termine → Mitarbeiter und klicke auf Mitarbeiter hinzufügen. Auch ein Ein-Personen-Betrieb braucht eine Arbeitswoche: Daraus entstehen die Zeitfenster.
2. Gib den Namen ein, den Kunden sehen, eine Berufsbezeichnung und eine Farbe für den Kalender.
3. Lege die Arbeitszeiten fest. Ein Tag kann mehrere Zeiträume und Pausen enthalten, zum Beispiel 10:00–14:00 und 15:00–19:00. Fülle den Montag aus, klicke auf Montag auf die Woche kopieren und passe dann die übrigen Tage an.
4. Trage Freie Tage und Feiertage ein. Tage in dieser Liste werden Kunden nie angeboten.
5. Verknüpfe optional das Telegram-Konto des Mitarbeiters: Schick ihm den Link, ein Tipp auf Start genügt, und neue Termine kommen dort an.

Schritt 2. Leistungen anlegen

1. Öffne Leistungen und klicke auf Neue Leistung.
2. Gib den Namen, die Dauer in Minuten und den Preis ein. Setze den Haken bei Preis als „ab“ anzeigen, wenn der Endpreis vom Auftrag abhängt.
3. Lege die Pause danach in Minuten fest, für Aufräumen oder Vorbereitung zwischen zwei Kunden.
4. Wähle, wo die Leistung stattfindet: im Studio, beim Kunden oder online. Bei Besuchen aktivierst du Adresse abfragen.
5. Wähle, wer die Leistung ausführt und ob der Kunde den Mitarbeiter wählt. Ein Mitarbeiter kann für eine Leistung eine eigene Dauer und einen eigenen Preis haben, wenn diese abweichen.
6. Wähle die Vorauszahlung: keine, ein fester Betrag, ein Prozentsatz des Preises oder der volle Preis.

Dauer plus Pause bestimmen, welche Zeitfenster angeboten werden. Eine Leistung von 90 Minuten mit 15 Minuten Pause passt schlicht nicht in ein Fenster von anderthalb Stunden.

Schritt 3. Buchungsregeln festlegen

Öffne Online-Buchung. Unter Buchungsregeln bestimmen vier Werte, welche freie Zeit ein Kunde angeboten bekommt:

Regel	Was sie bewirkt	Übliche Wahl
Im Voraus buchbar, Tage	Weiter entfernte Termine werden nicht angeboten	30–60 Tage
Frühestens in, Stunden	Gibt den Mitarbeitern Zeit zur Vorbereitung	1–3 Stunden
Zeitraster	Zeitfenster alle 15, 30 oder 60 Minuten	15 oder 30 Minuten
Kostenlose Stornierung, Stunden vorher	Bis wann ein Kunde kostenlos stornieren kann	12–24 Stunden

Prüfe außerdem die Zeitzone und wähle die Bestätigung: Sofort oder Nach Prüfung, wenn du jede Buchung selbst freigeben möchtest. Die Vorauszahlung läuft über YooKassa; solange YooKassa nicht verbunden ist, werden Leistungen ohne Vorauszahlung gebucht. Ist es verbunden, hält eine Leistung mit Vorauszahlung ihr Zeitfenster ein paar Minuten lang frei, während der Kunde bezahlt.

Schritt 4. Die Buchungsseite veröffentlichen

1. Lege die Seitenadresse fest (lateinische Buchstaben, Ziffern und Bindestriche) und den Firmennamen, der auf der Seite steht.
2. Öffne die Seite am Smartphone und probiere eine Buchung aus: Wähle eine Leistung, einen Mitarbeiter oder „wer gerade frei ist“ und eine Zeit.
3. Setze den Link in die Bio deines Profils, in Stories, angepinnte Beiträge und die automatischen Antworten in Messengern.

Zwei optionale Extras auf demselben Bildschirm:

• Buchungsbot in Telegram: dein eigener Bot, nicht unserer. Erstelle ihn in @BotFather, füge den Token ein, und Kunden buchen in seinem Chat.
• Widget für deine Website: Füge den Code vor </body> ein; ein Button in der Ecke öffnet die Buchungsseite in einem Panel. Jeder eigene Button mit data-aismm-booking öffnet dasselbe Panel.

Schritt 5. Erinnerungen, Warteliste und Nachfassen

• Erinnerungen: Kunden erhalten eine Bestätigung, dann Erinnerungen einen Tag und eine Stunde vor dem Besuch, und können aus dieser Nachricht heraus verschieben oder stornieren. Jeder Kunde wird nur einmal angeschrieben, und zwar über den Kanal, auf dem er gebucht hat: Bot, dann WhatsApp, dann E-Mail. In Telegram erreichen Erinnerungen nur Kunden, die über deinen Bot gebucht haben, weil Telegram einem Bot nicht erlaubt, zuerst zu schreiben.
• Warteliste: Aktiviere sie, damit ein Kunde, der keine passende Zeit gefunden hat, seine Kontaktdaten hinterlassen kann. Der Erste in der Reihe wird benachrichtigt, sobald eine Zeit frei wird.
• Nach dem Besuch: Nach dem Besuch um eine Bewertung bitten schickt zwei Stunden nach Ende eine Anfrage, und die Bewertung erscheint auf der Buchungsseite. Nicht Erschienenen schreiben bietet ihnen einen anderen Termin an. Erneute Buchung anbieten nach, Tage holt Kunden zurück: Ein Barbier könnte 21 eintragen, eine Zahnarztpraxis 180.

Schritt 6. Mit dem Kalender arbeiten

Der Kalender zeigt den Tag nach Mitarbeitern: Termine, freie Fenster und den Umsatz des Tages. Nutze Kunden eintragen, wenn jemand anruft. Klicke auf eine Karte, um Kunde und Leistung zu sehen, und bestätige, verschiebe, storniere oder markiere den Besuch als erschienen oder nicht erschienen. Ein stornierter Termin wird für die Online-Buchung wieder frei.

Schritt 7. Kunden direkt im Chat buchen lassen

Viele Kunden öffnen nie einen Link, sie schreiben „Kann ich buchen?“. Nimm unter Omnichannel-Posteingang → Automatisierungen die Vorlage Direkt im Chat buchen oder füge den Block Leistung buchen in einen beliebigen Flow ein. Er bietet die nächste freie Zeit als Buttons an und bucht die, die die Person wählt. Gibt es keine freie Zeit, übergibt die Vorlage das Gespräch an einen Menschen, statt den Kunden in einer Sackgasse stehen zu lassen.

Beispiel aus der Praxis: ein Barbershop mit drei Barbieren

Angenommen, ein Barbershop hat drei Barbiere und bekommt die meisten Buchungen über Instagram-Direktnachrichten. Der Inhaber legt die Barbiere mit ihren Schichten an, kopiert den Montag auf die Woche und trägt den Urlaub eines Barbiers ein. Leistungen: Herrenhaarschnitt (45 Minuten + 10 Minuten Pause), Bartpflege (30 Minuten), Haarschnitt und Bart (75 Minuten). Keine Vorauszahlung für Stammkunden, dafür eine feste Anzahlung für das Zeitfenster „Haarschnitt und Bart“ am Samstag.

Regeln: bis zu 30 Tage im Voraus buchbar, frühestens in 1 Stunde, 15-Minuten-Raster, kostenlose Stornierung bis 12 Stunden vorher. Erneute Buchung anbieten nach steht auf 21 Tagen. Der Buchungslink steht in der Instagram-Bio und in der automatischen Antwort, und der Flow Direkt im Chat buchen beantwortet „Habt ihr heute noch Zeit?“ in den Direktnachrichten. Der Administrator widmet den Tag jetzt Laufkundschaft und Anrufen, statt freie Zeiten abzutippen.

Häufige Fehler

• Falsche Zeitzone. Kunden sehen um Stunden verschobene Zeitfenster. Prüfe sie, bevor du den Link teilst.
• Keine Pause zwischen Leistungen. Termine direkt hintereinander lassen keine Zeit zum Aufräumen, und jede Verspätung zieht sich durch den Tag.
• Eine Leistung, die niemand ausführt. Eine Leistung ohne zugewiesenen Mitarbeiter lässt sich nicht buchen.
• Freie Tage vergessen. Ein Feiertag, der nicht in der Liste steht, bedeutet Buchungen an einem Tag, an dem du geschlossen hast.
• Keine Telefonnummer. Frage nach einer Nummer, damit du den Kunden erreichst und die Erinnerungen über WhatsApp funktionieren.

So misst du das Ergebnis

Öffne die Analysen in der App Termine. Sie zeigen bestätigte und abgeschlossene Termine, wie voll der Kalender ist, welche Leistungen und Mitarbeiter den meisten Umsatz bringen und welche Stunden leer bleiben. Beobachte monatlich drei Zahlen:

• Auslastung des Kalenders, besonders an Wochentagvormittagen und in anderen schwachen Stunden.
• Nichterscheinen: sollte sinken, sobald die Erinnerungen aktiv sind.
• Anteil der Online-Buchungen gegenüber Anrufen und Nachrichten: Je höher er ist, desto weniger Zeit verbringt der Administrator mit der Terminplanung.

Leere Stunden sind eine To-do-Liste: Fülle sie mit einem Aktionsbeitrag oder einem Rabatt für diese Zeit.

Wie das in AI SMM zusammenspielt

Die Terminbuchung ist mit dem Rest deines Marketings verbunden: Die Buchungsseite ist das Ziel des Buchungsblocks auf einer Seite mit Link in der Bio, Chat-Flows buchen direkt im Gespräch, und die Wissensdatenbank kann den Buchungslink senden, wenn jemand nach freien Zeiten fragt. Alle Bildschirme findest du in der Anleitung zu Terminen, den Umfang in der Online-Terminbuchung und ein komplettes Setup für Salons in AI SMM für Beauty-Salons.

Häufige Fragen

Können Kunden buchen, ohne anzurufen?

Ja, auf der Buchungsseite, in deinem Telegram-Buchungsbot, über das Widget auf deiner Website oder direkt in einem Chat-Flow.

Funktioniert das mit mehreren Mitarbeitern?

Ja. Jede Person hat ihre eigene Arbeitswoche, freie Tage und Leistungen, und der Kalender zeigt den Tag nach Mitarbeitern.

Kann ich eine Anzahlung verlangen?

Ja. Lege pro Leistung eine Vorauszahlung fest: einen festen Betrag, einen Prozentsatz oder den vollen Preis. Für Vorauszahlungen auf der Buchungsseite brauchst du ein verbundenes YooKassa-Konto.

Was passiert, wenn zwei Kunden dieselbe Zeit wählen?

Ein vergebenes Zeitfenster verschwindet für alle, es gibt also keine Doppelbuchungen.

Nächste Lektion: Bringe Buchungsbutton, Preise und Kontakte auf einer Seite mit Link in der Bio zusammen. Wenn du so weit bist, öffne die Online-Terminbuchung und lege deinen ersten Mitarbeiter an.