Cómo configurar las reservas online de tus servicios: equipo, agenda y recordatorios

Si tienes un salón, un estudio o una consulta, conoces el patrón: suena el teléfono en mitad de una cita, un cliente pregunta «¿hay hueco mañana?» en tres mensajerías a la vez y la agenda de papel tiene a dos personas citadas a las 15:00. Y luego alguien se olvida de su cita y esa hora se queda vacía y sin cobrar. Esta lección muestra cómo configurar las reservas online en AI SMM para que los clientes reserven por sí mismos, de día o de noche, reciban recordatorios automáticos y tú veas todo el día en una sola pantalla.

Qué vas a montar en esta lección

Al final tendrás un equipo con su semana laboral, una lista de servicios con duraciones y precios, una página de reservas pública con tu nombre en el enlace, recordatorios y una lista de espera, y opcionalmente un bot de reservas en Telegram y un botón de reserva en tu web. También sabrás cómo apuntar una reserva por teléfono, marcar las ausencias y leer la analítica.

Qué necesitas antes de empezar

• Tu lista de servicios: nombres, duraciones, precios y quién realiza cada uno.
• El horario de trabajo de cada persona, los descansos y los días libres previstos.
• Tu zona horaria. Una zona horaria equivocada desplaza todos los huecos.
• Opcional: una cuenta de YooKassa para el pago anticipado, un número de WhatsApp conectado para los recordatorios y una cuenta de Telegram para crear un bot de reservas.

Paso 1. Añade al equipo y su semana laboral

1. Abre Todas las aplicaciones → Citas → Equipo y haz clic en Añadir miembro del equipo. Incluso un negocio de una sola persona necesita una semana laboral: de ella salen los huecos.
2. Escribe el nombre que verán los clientes, un cargo y un color para la agenda.
3. Define el Horario de trabajo. Un día puede tener varios intervalos y descansos, por ejemplo 10:00–14:00 y 15:00–19:00. Rellena el lunes y haz clic en Copiar el lunes a toda la semana; después ajusta los demás días.
4. Añade Días libres y festivos. Los días de esta lista nunca se ofrecen a los clientes.
5. Opcionalmente, vincula el Telegram del miembro del equipo: envíale el enlace, con un toque en Iniciar basta, y las nuevas citas le llegarán allí.

Paso 2. Añade los servicios

1. Abre Servicios y haz clic en Nuevo servicio.
2. Escribe el nombre, la Duración, minutos y el precio. Marca Mostrar el precio como «desde» si el precio final depende del trabajo.
3. Define la Pausa posterior, minutos para la limpieza o la preparación entre clientes.
4. Elige dónde se realiza: en el estudio, en casa del cliente o en línea. En las visitas a domicilio, activa Pedir la dirección.
5. Elige quién realiza el servicio y si El cliente elige al miembro del equipo. Un miembro del equipo puede tener su propia duración y precio para un servicio cuando sean distintos.
6. Elige el Pago anticipado: ninguno, un importe fijo, un porcentaje del precio o el precio completo.

La duración más la pausa decide qué huecos se ofrecen. Un servicio de 90 minutos con una pausa de 15 minutos sencillamente no cabe en una ventana de hora y media.

Paso 3. Define las reglas de reserva

Abre Reservas online. En Reglas de reserva, cuatro valores deciden qué tiempo libre se ofrece al cliente:

Regla	Qué hace	Valor habitual
Reservar con antelación, días	No se ofrece nada más lejano	30–60 días
No antes de, horas	Da tiempo al equipo para prepararse	1–3 horas
Intervalo de tiempo	Huecos cada 15, 30 o 60 minutos	15 o 30 minutos
Cancelación gratuita, horas antes	Hasta cuándo puede cancelar libremente un cliente	12–24 horas

Revisa también la Zona horaria y elige la Confirmación: Inmediata o Tras una revisión, si quieres aprobar cada reserva. El pago anticipado se cobra a través de YooKassa; mientras no esté conectada, los servicios se reservan sin pago anticipado. Con ella conectada, un servicio con pago anticipado mantiene su hueco durante unos minutos mientras el cliente paga.

Paso 4. Publica la página de reservas

1. Define la Dirección de la página (letras latinas, cifras y guiones) y el nombre del negocio que se muestra en la página.
2. Abre la página desde tu móvil y prueba una reserva: elige un servicio, un miembro del equipo o «cualquiera que esté libre», una hora.
3. Pon el enlace en la bio de tu perfil, en las historias, en las publicaciones fijadas y en las respuestas automáticas de las mensajerías.

Dos extras opcionales en la misma pantalla:

• Bot de reservas en Telegram: tu propio bot, no el nuestro. Crea uno en @BotFather, pega el token y los clientes reservan en su chat.
• Widget para tu web: pega el código antes de </body>; un botón en la esquina abre la página de reservas en un panel. Cualquier botón propio con data-aismm-booking abre el mismo panel.

Paso 5. Recordatorios, lista de espera y seguimientos

• Recordatorios: los clientes reciben una confirmación y después recordatorios un día y una hora antes de la visita, y desde ese mensaje pueden cambiar o cancelar la cita. A cada cliente se le escribe una sola vez, por el canal en el que reservó: el bot, luego WhatsApp, luego el email. En Telegram, los recordatorios solo llegan a los clientes que reservaron a través de tu bot, porque Telegram no permite que un bot escriba primero.
• Lista de espera: actívala para que un cliente que no encontró una hora adecuada pueda dejar sus datos de contacto; al primero de la lista se le avisa cuando se libera un hueco.
• Después de la visita: Pedir una opinión después de la visita envía una solicitud dos horas después de que termine, y la valoración aparece en la página de reservas. Escribir a quien no vino ofrece otra hora a quienes no se presentaron. Proponer reservar de nuevo tras, días hace que los clientes vuelvan: una barbería podría poner 21, un dentista 180.

Paso 6. Trabaja con la agenda

Agenda muestra el día por miembro del equipo: citas, huecos libres y los ingresos del día. Usa Reservar a un cliente cuando alguien llame. Haz clic en una tarjeta para ver al cliente y el servicio, y entonces confirma, mueve, cancela o marca la visita como asistió o no se presentó. Un hueco cancelado vuelve a quedar libre para las reservas online.

Paso 7. Deja que los clientes reserven desde el chat

Muchos clientes nunca abren un enlace; escriben «¿puedo reservar?». En Bandeja omnicanal → Automatizaciones, elige la plantilla Reservar directamente desde el chat o añade el bloque Reservar un servicio a cualquier flujo. Ofrece como botones la hora libre más cercana y reserva la que elija la persona. Si no hay ninguna hora libre, la plantilla pasa la conversación a una persona en lugar de dejar al cliente en un callejón sin salida.

Ejemplo práctico: una barbería con tres barberos

Supongamos que una barbería tiene tres barberos y recibe la mayoría de las reservas por mensajes directos de Instagram. El propietario añade a los barberos con sus turnos, copia el lunes a toda la semana y añade las vacaciones de uno de ellos. Servicios: corte de pelo de hombre (45 minutos + 10 minutos de pausa), arreglo de barba (30 minutos), corte y barba (75 minutos). Sin pago anticipado para los clientes habituales; una señal fija para el hueco de «corte y barba» del sábado.

Reglas: reservar hasta 30 días antes, no antes de 1 hora, intervalo de 15 minutos, cancelación gratuita hasta 12 horas antes. Proponer reservar de nuevo tras está en 21 días. El enlace de reserva va a la bio de Instagram y a la respuesta automática, y el flujo Reservar directamente desde el chat responde a «¿hay hora hoy?» en los mensajes directos. Ahora el administrador dedica el día a los clientes sin cita y a las llamadas, en lugar de escribir las horas libres una por una.

Errores habituales

• Zona horaria equivocada. Los clientes ven huecos desplazados horas. Revísala antes de compartir el enlace.
• Sin pausa entre servicios. Las reservas seguidas no dejan tiempo para recoger, y cada retraso se arrastra al siguiente.
• Un servicio que nadie realiza. Un servicio sin ningún miembro del equipo asignado no se puede reservar.
• Olvidar los días libres. Un festivo que no está en la lista significa reservas en un día en que estás cerrado.
• Sin número de teléfono. Pide un teléfono para poder localizar al cliente y para que funcionen los recordatorios de WhatsApp.

Cómo medir el resultado

Abre Analítica en la aplicación Citas. Muestra las citas confirmadas y terminadas, lo llena que está la agenda, qué servicios y qué miembros del equipo generan más ingresos y qué horas se quedan vacías. Vigila tres cifras cada mes:

• Ocupación de la agenda, sobre todo en las mañanas entre semana y otras horas flojas.
• Ausencias: deberían bajar cuando activas los recordatorios.
• Proporción de reservas online frente a llamadas y mensajes: cuanto más alta sea, menos tiempo dedica el administrador a gestionar la agenda.

Las horas vacías son una lista de tareas: llénalas con una publicación promocional o con un descuento para ese horario.

Cómo encaja en AI SMM

Las reservas se conectan con el resto de tu marketing: la página de reservas es el destino del bloque de reservas de una página de enlace en la bio, los flujos de chat reservan en plena conversación y la base de conocimiento puede enviar el enlace de reserva cuando alguien pregunta por la disponibilidad. Consulta la guía de citas para ver cada pantalla, las reservas online para saber qué incluyen y AI SMM para salones de belleza para una configuración completa para salones.

Preguntas frecuentes

¿Pueden reservar los clientes sin llamar?

Sí: en la página de reservas, en tu bot de reservas de Telegram, con el widget de tu web o directamente en un flujo de chat.

¿Funciona con varios miembros del equipo?

Sí. Cada persona tiene su propia semana laboral, sus días libres y sus servicios, y la agenda muestra el día por miembro del equipo.

¿Puedo cobrar una señal?

Sí. Define un pago anticipado por servicio: un importe fijo, un porcentaje o el precio completo. El pago anticipado en la página de reservas requiere una cuenta de YooKassa conectada.

¿Qué pasa si dos clientes eligen la misma hora?

Un hueco ocupado desaparece para todos, así que no hay reservas duplicadas.

Siguiente lección: reúne el botón de reserva, los precios y los contactos en una sola página con una página de enlace en la bio. Cuando estés listo, abre las reservas online y añade a tu primer miembro del equipo.