Как настроить онлайн-запись клиентов: мастера, расписание и напоминания

Если у вас салон, студия или кабинет, картина знакома: телефон звонит посреди процедуры, «есть окошко на завтра?» пишут сразу в трёх мессенджерах, а в тетрадке на 15:00 записаны двое. Потом кто-то забывает о визите, и час простаивает без оплаты. В этом уроке настроим онлайн-запись в AI SMM: клиенты записываются сами в любое время суток, напоминания уходят без вашего участия, а весь день виден на одном экране.

Что получится в конце урока

Мастера с рабочей неделей, список услуг с длительностью и ценами, страница записи с вашим названием в адресе, напоминания и лист ожидания, а при желании — бот записи в Telegram и кнопка записи на сайте. Заодно разберёмся, как записать клиента по телефону, отметить неявку и читать аналитику.

Что нужно заранее

• Перечень услуг: названия, длительность, цены и кто что делает.
• График каждого мастера, перерывы и запланированные выходные.
• Часовой пояс. Неверный пояс сдвигает все окна.
• По желанию: ЮKassa для предоплаты, подключённый номер WhatsApp для напоминаний и аккаунт Telegram, чтобы создать бота записи.

Шаг 1. Добавьте мастеров и их рабочую неделю

1. Откройте Все приложения → Записи → Мастера и нажмите Добавить мастера. Даже если вы работаете одна, рабочая неделя нужна: из неё строятся окна.
2. Укажите имя, которое увидят клиенты, должность и цвет в расписании.
3. Задайте Рабочее время. В одном дне может быть несколько интервалов и перерывов, например 10:00–14:00 и 15:00–19:00. Заполните понедельник, нажмите Скопировать понедельник на неделю и поправьте остальные дни.
4. Добавьте Выходные и отпуск. Эти дни клиентам не предлагаются никогда.
5. При желании привяжите Telegram мастера: отправьте ему ссылку, достаточно одного нажатия «Старт», — и новые записи будут приходить туда.

Шаг 2. Добавьте услуги

1. Откройте Услуги и нажмите Новая услуга.
2. Укажите название, Длительность, минут и цену. Отметьте Показывать цену как «от», если итог зависит от работы.
3. Задайте Перерыв после, минут — на уборку и подготовку между клиентами.
4. Выберите, где проходит услуга: в студии, у клиента или онлайн. Для выездов включите Спрашивать адрес.
5. Отметьте, кто выполняет услугу и включено ли Клиент выбирает мастера сам. У мастера могут быть своя длительность и цена, если они отличаются от общих.
6. Выберите Предоплату: без неё, фиксированная сумма, процент от цены или полная стоимость.

Длительность вместе с перерывом решает, какие окна предлагать. Услуга на 90 минут с перерывом 15 минут в полуторачасовое окно просто не поместится.

Шаг 3. Задайте правила записи

Откройте Онлайн-запись. В блоке Правила записи четыре числа решают, какое свободное время увидит клиент:

Правило	Что делает	Обычно ставят
Записывать вперёд, дней	Дальше этого срока ничего не предлагается	30–60 дней
Не раньше чем за, часов	Даёт мастеру время подготовиться	1–3 часа
Шаг времени	Окна каждые 15, 30 или 60 минут	15 или 30 минут
Бесплатная отмена, часов до визита	До какого момента клиент отменяет без потерь	12–24 часа

Проверьте Часовой пояс и выберите Подтверждение: Сразу или После проверки, если хотите одобрять каждую запись. Предоплата принимается через ЮKassa; пока она не подключена, услуги бронируются без предоплаты. Когда подключена, услуга с предоплатой держит окно несколько минут, пока клиент платит.

Шаг 4. Опубликуйте страницу записи

1. Задайте Адрес страницы (латинские буквы, цифры и дефис) и название, которое будет на странице.
2. Откройте страницу с телефона и запишитесь сами: услуга, мастер или «любой свободный», время.
3. Поставьте ссылку в шапку профиля, сторис, закреплённые посты и автоответы мессенджеров.

На том же экране есть два дополнения:

• Бот записи в Telegram — ваш собственный бот, а не наш. Создайте его в @BotFather, вставьте токен — и клиенты смогут записываться в его чате.
• Виджет на сайт — вставьте код перед </body>: кнопка в углу сайта откроет страницу записи в панели. Любая ваша кнопка с атрибутом data-aismm-booking откроет ту же панель.

Шаг 5. Напоминания, лист ожидания и повторные визиты

• Напоминания: клиент получает подтверждение, затем напоминания за сутки и за час до визита и может перенести или отменить запись прямо из сообщения. Каждому пишут один раз и по тому каналу, где он записался: бот, затем WhatsApp, затем почта. В Telegram напоминания доходят только до тех, кто записался через вашего бота, — Telegram не разрешает боту писать первым.
• Лист ожидания: включите его, и клиент, которому не подошло ни одно время, оставит контакты. Когда окно освободится, первому в очереди придёт уведомление.
• После визита: Просить отзыв после визита отправляет просьбу через два часа после окончания, а оценка показывается на странице записи. Писать тем, кто не пришёл предлагает пропустившим другое время. Предлагать записаться снова через, дней возвращает клиентов: барберу подойдёт 21, стоматологу — 180.

Шаг 6. Работа с расписанием

Расписание показывает день по мастерам: записи, свободные окна и выручку за день. Когда клиент звонит, нажмите Записать клиента. По клику на карточку видно клиента и услугу: запись можно подтвердить, перенести, отменить, отметить «Пришёл» или «Не пришёл». Отменённое окно снова открывается для онлайн-записи.

Шаг 7. Запись прямо из переписки

Многие клиенты не переходят по ссылкам, а пишут «можно записаться?». В разделе Чаты и комментарии → Автоматизация возьмите шаблон Запись прямо в переписке или добавьте в любой сценарий блок Записать на услугу. Он предлагает ближайшее свободное время кнопками и записывает на выбранное. Если свободного времени нет, шаблон передаёт диалог человеку, а не оставляет клиента в тупике.

Пример: барбершоп на три кресла

Допустим, в барбершопе три мастера, и большинство записей приходит в директ Instagram. Владелец добавляет барберов со сменами, копирует понедельник на неделю и вносит отпуск одного из мастеров. Услуги: мужская стрижка (45 минут + 10 минут перерыва), оформление бороды (30 минут), стрижка и борода (75 минут). Постоянным — без предоплаты, на субботний комплекс — фиксированный депозит.

Правила: запись до 30 дней вперёд, не раньше чем за час, шаг 15 минут, бесплатная отмена до 12 часов. Предлагать записаться снова — через 21 день. Ссылка стоит в шапке Instagram и в автоответе, а сценарий «Запись прямо в переписке» отвечает на «есть время сегодня?» в директе. Администратор теперь занят гостями и звонками, а не перечислением свободных окон.

Типичные ошибки

• Не тот часовой пояс. Клиенты видят окна со сдвигом на несколько часов. Проверьте до публикации ссылки.
• Нет перерыва между услугами. Записи встык не оставляют времени на уборку, и любая задержка тянет за собой весь день.
• Услуга без мастера. Если никто её не выполняет, на неё нельзя записаться.
• Забытые выходные. Праздник, не внесённый в список, — это записи на день, когда вы закрыты.
• Не спрашиваете телефон. Без него не связаться с клиентом и не работают напоминания в WhatsApp.

Как измерить результат

Откройте Аналитику в приложении «Записи». Там видно подтверждённые и завершённые визиты, загрузку расписания, какие услуги и мастера приносят больше выручки и какие часы пустуют. Раз в месяц смотрите на три цифры:

• Загрузка расписания, особенно утром в будни и в другие слабые часы.
• Неявки — с напоминаниями их должно стать меньше.
• Доля онлайн-записей против звонков и сообщений: чем она выше, тем меньше времени администратор тратит на расписание.

Пустые часы — это список задач: заполните их постом с акцией или скидкой на это время.

Как это устроено в AI SMM

Запись связана с остальным маркетингом: страница записи — цель блока записи на странице Link Bio, сценарии записывают прямо в переписке, а в базу знаний можно положить ссылку на запись, чтобы AI давал её на вопрос о свободном времени. Все экраны описаны в статье Записи: онлайн-запись на услуги, возможности — на странице онлайн-запись, а полная настройка для салонов — в разделе AI SMM для салонов красоты.

Вопросы и ответы

Клиенты могут записаться без звонка?

Да: на странице записи, в вашем боте записи в Telegram, через виджет на сайте или прямо в сценарии в чате.

Подходит для нескольких мастеров?

Да. У каждого своя рабочая неделя, выходные и услуги, а расписание показывает день по мастерам.

Можно брать предоплату?

Да, для каждой услуги: фиксированная сумма, процент или полная стоимость. Для предоплаты на странице записи нужна подключённая ЮKassa.

Что если два клиента выберут одно время?

Занятое окно пропадает для всех, поэтому двойных записей не бывает.

Следующий урок: соберите кнопку записи, прайс и контакты на одной странице-мультиссылке. А когда будете готовы, откройте онлайн-запись и добавьте первого мастера.